Alles wat je moet weten over fulfilment

Alles wat je moet weten over logistiek, opslag en fulfillment

Misschien denk je erover om een webshop op te zetten of misschien ben je al een tijdje actief in e-commerce. Dan heb je vast weleens nagedacht over magazijnopslag, verzending en fulfilment.

Verkopen is natuurlijk het leuke deel van het hebben van een webshop, maar wat gebeurt er nadat er een bestelling is geplaatst? Op de een of andere manier moet het bestelde product bij de klant terechtkomen.

Dat kan op drie manieren:

  1. Je verkoopt een product van een dropshipper die de bestelling voor jou verwerkt.
  2. Je verwerkt je eigen bestellingen intern.
  3. Je werkt met een logistiek bedrijf dat de orderverwerking en opslag voor jou afhandelt.

Zelf je bestellingen verpakken en verzenden heeft zo zijn voordelen: het is flexibel en goedkoop en je hebt zelf de volledige controle. Daarom handelen bedrijven die net beginnen of speciale behoeften hebben op het gebied van verpakken, vaak zelf het logistieke proces af.


Een webshop starten en meteen beginnen te verkopen? Probeer Shopify nu 14 dagen gratis.


Ook bedrijven die met hun cashflow worstelen, kunnen de logistieke kant beter intern afhandelen. Soms heb je nu eenmaal meer tijd dan geld te besteden.

Maar als je bedrijf snel groeit en je het budget hebt om het uit te besteden, is het de moeite waard om de mogelijkheden voor externe opslag en fulfilment te bekijken.

Er zijn talloze logistieke dienstverleners die je producten voor je kunnen opslaan, verpakken en verzenden.

Als je voor het eerst met een logistiek bedrijf in zee gaat, kan dat best spannend zijn. Daarom nemen we het hele proces stap voor stap met je door.

Wat is een fulfilmentbedrijf?

Fulfilment is kort gezegd de afhandeling van het volledig logistieke proces vanaf de plaatsing van een bestelling in een webshop tot aan de bezorging aan de klant. Een fulfilmentbedrijf verzorgt dus voor jou de orderverwerking en -verzending. Dat gebeurt vanuit hun fulfilmentcentrum. Fulfilmentdiensten zijn ideaal voor webshops die hun bestellingen niet zelf willen verzenden of dat niet meer kunnen omdat ze hun opslagcapaciteit zijn ontgroeid.

Er zijn fulfilmentaanbieders in alle soorten en maten: Aanbieders die zich richten op grotere bedrijven, zoals Active Ants en PostNL, en aanbieders die zich (ook) richten op kleine webshops, zoals Pakjesfabriek, eWarehousing en Montapacking. Als je bedrijf snel groeit en je je fulfilmentstrategie zo goed mogelijk wilt stroomlijnen, kun je het beste kiezen voor een bedrijf dat je voorraadgegevens centraal beheert en met meerdere magazijnen werkt, zodat je veel flexibiliteit hebt.

Wat doet een fulfilmentcentrum?

Elk fulfilmentcentrum werkt weer anders, maar wat ze allemaal gemeen hebben, is dat ze één centrale plek bieden voor al je behoeften op het gebied van orderverwerking en verzending. Fulfilmentcentra fungeren ook als magazijn voor je voorraad.

Sommige fulfilmentaanbieders hebben meerdere centra. Dat is handig als je aan meerdere regio’s en landen levert, omdat je dan een snelle en betaalbare levering kunt bieden aan klanten in verschillende landen.

Wat kosten fulfilmentdiensten?

Fulfilmentbedrijven hanteren vaak een uurtarief of een vaste prijs per eenheid/pallet. Daarnaast kunnen er aanvullende kosten in rekening worden gebracht voor het in ontvangst nemen, opslaan, verzamelen, verzenden, verpakken en bundelen, en retourneren van producten, en voor speciale diensten als cadeauservices. Tot slot zijn er nog transactionele kosten (zoals ontvangst- en verzendkosten) en terugkerende kosten (zoals opslag).

De voordelen van een fulfilmentpartner

voordelen extern logistiek bedrijf

Het meest voor de hand liggende voordeel van het uitbesteden van fulfilment, is dat het je een hoop werk bespaart. Maar er zijn nog meer voordelen. Het kan ook een positief effect hebben op de groei van je bedrijf.

Je zit niet vast aan lange huurcontracten

Veel logistieke dienstverleners werken met flexibele prijzen. Dat betekent dat ze zich aanpassen aan je behoeften op dat moment (zoals wanneer je bedrijf groeit of wanneer het een periode juist wat rustiger is), en de kosten daarop afstemmen. Wanneer je je eigen magazijn huurt, zit je vaak vast aan overeengekomen tarieven en termijnen.

Je krijgt er experts bij

Wanneer je een fulfilmentbedrijf in de arm neemt, krijg je niet alleen opslagruimte, maar ook mensen die het reilen en zeilen van het fulfilmentcentrum op zich nemen. Wanneer je je bestellingen zelf verwerkt en verzendt, moet je waarschijnlijk steeds meer personeel aannemen naarmate je groeit. En een team leiden kost tijd. Als je bedrijf nog erg schommelt, ben je misschien voorzichtig met het aannemen van mensen. Maar als je het logistieke werk uitbesteedt, hoef jij je verder niet bezig te houden met het zoeken en aannemen van mensen.

Elk logistiek bedrijf heeft een heel team van logistieke experts en ondersteunend personeel die klaarstaan om je te helpen. Zij nemen al het werk met betrekking tot ontvangst, voorraadbeheer en orderverwerking en -verzending uit handen. Dat geeft jou de ruimte en flexibiliteit om je te richten op andere aspecten van je bedrijf.

Je hebt meer tijd voor optimalisatie

Je bent vast geen eigen bedrijf begonnen omdat je zo goed bent in het inpakken van dozen. Je kunt je tijd beter besteden aan het managen en optimaliseren van je bedrijf, dan aan het logistieke proces van orderverwerking. En door dat werk uit te besteden, kun je meer tijd stoppen in zaken die je omzet helpen te vergroten.

Toen Noah Chaimberg, het brein achter Heatonist, de grootste hot sauce webshop ter wereld, besloot hun orderverwerking uit te besteden aan het Shopify Fulfilment Netwerk (een Shopify dienst die vooralsnog alleen beschikbaar is voor merchants in de US en Canada), kon hij zich richten op zijn bedrijfsdoelen en groei. Hij had ineens ruimte om zich bezig te houden met marketing en een van de productiefste leveranciers van hot sauce ter wereld te worden.

Heatonist

Je bent flexibeler

Werk dat je zelf doet, is meestal gratis, maar op de lange termijn kan het toch geld kosten. Klanten verwachten bijvoorbeeld steeds snellere levertijden. Als je de verzending zelf doet, kan het moeilijk zijn om aan die verwachting te voldoen, wat ten koste gaat van een goede klantervaring. Door een logistiek bedrijf in de arm te nemen, profiteer je van hun efficiëntie en voordelige verpakkings- en verzendkosten. Sommige bedrijven delen ook het voorraadniveau en de statusupdates in realtime, zodat je daar proactief op in kunt spelen.

Zo hebben jij en je team tijd om nieuwe strategieën, methoden voor voorraadbeheer en andere initiatieven om groei te stimuleren, uit te proberen.

Het juiste moment bepalen om je fulfilment uit te besteden

wanneer fulfillment uitbesteden

De meeste bedrijven verwerken in het begin zelf hun bestellingen en besteden dit later uit naarmate ze groter worden. Maar wat is nu precies het juiste moment? Dat is lastig te bepalen, zeker als je nog in de opstartfase zit.

Toch zijn er een aantal duidelijke signalen die aangeven dat het moment van uitbesteden is aangebroken.

Onregelmatige of seizoensverkoop

Als het aantal bestellingen dat je verwerkt het hele jaar door schommelt, heeft het waarschijnlijk niet veel zin om je eigen magazijn te beheren en te bezetten. Een extern logistiek bedrijf kan zich aan de schommelende behoeften aanpassen.

Ook onverwachte omzetpieken, hoe fantastisch ook voor je winst, kunnen ervoor zorgen dat je niet aan de leveringsverwachtingen kunt voldoen. Logistieke specialisten kunnen dergelijke pieken heel goed aan, waardoor je een consistente en efficiënte klantervaring kunt blijven bieden.

Elizabeth Grojean, oprichter van Baloo Living, een winkel die verzwaringsdekens verkoopt, heeft dat zelf ervaren. Na onverwachte media-aandacht stroomden de bestellingen binnen en had ze de grootste moeite om ze allemaal te verwerken. Ze besloot toen via het Shopify Fulfilment Netwerk een betere en schaalbare oplossing te zoeken.

Baloo Living

Je hebt het te druk

Als je zo druk bent met het afhandelen van bestellingen dat je geen tijd hebt om je op groei te richten, is het waarschijnlijk tijd om uit te besteden. Als merchant moet je tijd kunnen besteden aan sales en marketing, het uitbreiden naar andere e-commerceplatforms, het zoeken naar nieuwe producten en ideeën, en andere manieren om je bedrijf te verbeteren. Alleen zo kun je ervoor zorgen dat je bedrijf ook op de lange termijn succesvol is.

Geen goede infrastructuur

Als je je bedrijf geografisch gaat uitbreiden, kan het zijn dat je huidige infrastructuur niet meer voldoet. Internationaal verzenden brengt logistieke uitdagingen met zich mee die leiden tot hogere kosten en langere levertijden. Dit kan je groei in de weg staan.

Een wereldwijde fulfilment-partner inschakelen kan de oplossing zijn. Zij zijn beter toegerust op het bedienen van een groeiend klantenbestand, hebben vestigingen op meerdere locaties en kunnen daardoor voor een optimale fulfilment zorgen.

Een extern opslag- en fulfilmentbedrijf is niet voor iedereen geschikt, maar als een van deze situaties op jou van toepassing is, is het misschien een goed idee om je hier in te verdiepen.

Wanneer je fulfilment beter niet kunt uitbesteden

3PL verpakkingsservice

Feit is dat geen enkele oplossing perfect is voor elk bedrijf. Soms is het gewoon niet zinvol om een fulfilmentbedrijf in te schakelen, hoe groot je bedrijf ook is.

Bedrijven met een beperkte cashflow

Of je nu net begint of niet, als je de middelen niet hebt, zul je de fulfilment zelf moeten doen. Soms heb je meer tijd dan geld, en je moet nu eenmaal roeien met de riemen die je hebt.

In dat geval kun je het beste focussen op groei en je eigen tijd investeren in plaats van personeel of leveranciers te betalen.

Zeer gespecialiseerde bedrijven

Het zal je misschien verbazen hoeveel maatwerk logistieke bedrijven aanbieden. Toch zal niet iedereen een fulfilment partij kunnen vinden die precies aan alle wensen voldoet. Als jouw bedrijf zeer specifieke behoeften heeft, is het misschien zinvoller om zelf de orderverwerking te doen. Maar voor de meeste bedrijven zal een extern fulfilmentbedrijf een hoop tijd en uiteindelijk ook geld besparen.

Bedrijven met een beperkt aantal bestellingen per dag

Als je slechts enkele bestellingen per dag hebt, is het waarschijnlijk nog iets te vroeg om je orderverwerking uit te besteden. In deze fase is het nog behapbaar om het intern te doen, door een medewerker of door jezelf. Zodra je op ongeveer 5 tot 10 bestellingen per dag zit, is het moment aangebroken om op zoek te gaan naar een fulfilmentpartner.

Hoe ziet het fulfilmentproces eruit?

fulfillmentproces

De meeste webshopeigenaren die hun eigen orderverwerking doen, zijn veel tijd kwijt aan het aansturen van personeel, het bieden van klantondersteuning en toezicht houden op het hele proces.

Maar als je fulfilment uitbesteedt, is het proces veel eenvoudiger. Het enige wat je dan hoeft te doen, is zorgen dat je fulfilmentpartner genoeg voorraad heeft. Vaak kun je bestellingen rechtstreeks doorsturen naar het logistieke bedrijf. Zij handelen dan de verpakking en verzending van de bestelling af.

 

Hoe zit dat met retouren?

Veel logistieke bedrijven kunnen ook eventuele problemen met bestellingen voor je afhandelen. Denk daarbij aan het verwerken van retouren en de terugbetaling van het aankoopbedrag. Vermeld dit duidelijk in je retourbeleid, zodat het voor klanten helder is.

De gebruikelijke procedure is dat klanten hun aankoop rechtstreeks terugsturen naar het fulfilmentcentrum. Daar wordt het product gecontroleerd op eventuele schade en wordt feedback van klanten beoordeeld. Als alles in orde is, vervangt de fulfilmentpartner het product of betaalt hij het aankoopbedrag terug aan de klant. Jij hoeft zelf niets te doen. Als het geretourneerde product in goede staat is, plaatsen ze het weer terug in de voorraad voor een volgende bestelling.

Kun je gepersonaliseerde verpakkingen (blijven) aanbieden?

Door een onvergetelijke unboxing experience aan te bieden, onderscheid je je van de rest. Klanten voelen zich speciaal en zijn blij verrast, waardoor ze eerder bij je terugkomen of je aanbevelen bij anderen.

Het kan helaas wel lastig zijn om een logistieke partner te vinden die hierin mee wil gaan. Veel logistieke bedrijven, en dan vooral de grotere, eisen dat hun klanten aan bepaalde standaarden voldoen als het gaat om de verpakking.

Maar er zijn ook bedrijven die wel een gepersonaliseerde service bieden: Zij kunnen bijvoorbeeld je verpakking personaliseren, branding toevoegen, een pakbon ontwerpen of iets extra’s bij de bestelling laten doen, zoals een folder, kaartje, sticker of proefmonsters. En de bedrijven die dat doen, hebben bovendien vaak veel ervaring op dit gebied en kunnen je waarschijnlijk goed adviseren en zelfs helpen geld te besparen.

verpakkingen voor e-commerce

Als een gepersonaliseerde verpakking belangrijk is voor jou, informeer dan bij potentiële partners wat er op dat gebied mogelijk is.

Hoe kies je een fulfilmentbedrijf?

een fulfillmentpartner kiezen

Als je op zoek gaat naar een fulfilmentpartner, is je eerste ingeving waarschijnlijk Google. Of misschien heb je het geluk dat je iemand kent die je daarin kan adviseren. Maar waar moet je op letten wanneer je een bedrijf kiest?

Ervaring in jouw branche

Je wilt natuurlijk graag werken met een bedrijf dat aan al jouw fulfilmentbehoeften kan voldoen. En net zoals elke webshop net even anders werkt, hebben ook logistieke bedrijven zo hun eigen werkwijzen. Veel bedrijven richten zich met de diensten die ze aanbieden op een bepaalde niche, branche of bedrijfstype. Er zijn talloze fulfilmentbedrijven en ze hebben allemaal hun eigen specialisme.

Ervaring met klanten zoals jij

Probeer een fulfilmentbedrijf te vinden dat al met bedrijven werkt zoals dat van jou. Dat is vooral handig wanneer je speciale fulfilmentbehoeften hebt.

Een bedrijf dat ervaring daarmee heeft, kan je bestellingen nauwkeurig en tijdig verwerken, en kan je ook adviseren. Een dergelijk bedrijf is beter in staat om je te helpen met allerlei uitdagingen, omdat het begrijpt hoe jouw branche werkt.

Hoe je erachter komt of een bedrijf ervaring heeft met jouw branche? Pak de telefoon of stuur een e-mail. Of chat een op een met iemand over je bedrijf. Wees niet bang om een heleboel vragen te stellen of om referenties te vragen. En geef vooral meteen duidelijk aan wat je verwacht en nodig hebt, zodat jullie later niet voor verrassingen komen te staan.

Kijk niet alleen naar het kostenplaatje

Een van de meest voorkomende problemen bij verzenden, zijn de kosten. Het is dus verleidelijk om naar het prijskaartje te kijken en een fulfilmentpartner te kiezen op basis van je budget. Toch is het beter om ook andere aspecten mee te laten wegen in je keuze. Het gebeurt vaker dan je denkt dat bedrijven een aanbieder kiezen uitsluitend op basis van prijs en er dan later achter komen dat de kwaliteit ver te zoeken is.

De prijs is belangrijk, maar een bedrijf vinden dat goed aansluit op je behoeften is minstens zo belangrijk. Ontevreden klanten kunnen op de lange termijn meer kosten. Vergelijk dus gerust de prijzen van verschillende aanbieders, maar neem ook andere factoren mee in je uiteindelijke beslissing.

Technologie en integratie

Als eigenaar van een webshop werk je vaak met veel verschillende technologieën. Het is daarom belangrijk dat je een fulfilmentbedrijf vindt dat binnen je bestaande framework kan werken. Als Shopify merchant is het bijvoorbeeld cruciaal om een partij te vinden die al ervaring heeft met Shopify. Vaak heeft de fulfilment partner dan al koppelingen ontwikkeld om hun interne software te koppelen aan Shopify, en zijn ze de trial & error fase al voorbij. Dat bespaart je als merchant veel tijd en gedoe.

Ook als je bijvoorbeeld verkoopt vanaf meerdere e-commerceplatforms, moet het logistieke proces volledig geïntegreerd zijn in die platforms om alles soepel te laten verlopen. Dat geldt ook voor B2B-groothandels en leverancierbeheer.

Sommige fulfilmentbedrijven bieden zelfs nog meer geavanceerde technische functies. Ze maken bijvoorbeeld gebruik van machine learning om aanbevelingen te doen om je voorraad dicht bij je klanten te houden. Dat scheelt namelijk tijd en verzendkosten. En met slimme bevoorrading weet je precies welke SKU’s je moet aanvullen in welk fulfilmentcentrum op basis van de verkoop, omloopsnelheid van de voorraad en seizoensinvloeden.

Data en analytics

Gegevens zijn een krachtig instrument in e-commerce en fulfilment is een van de data points die iets kunnen vertellen over je bedrijf. Zoek naar een optie waarbij analytische gegevens in realtime kunnen worden bijgehouden. Op die manier kun je weloverwogen beslissingen nemen over bijvoorbeeld voorraadtoewijzing en inkoop. 

Neem de tijd

Neem de tijd om grondig onderzoek te doen naar eventuele logistieke partners. Zo verklein je de kans dat je na verloop van tijd moet overstappen op een ander bedrijf. Neem de tijd om uitgebreid met ze te praten en erachter te komen of ze competent zijn en goed bij je bedrijf passen. Ga na of de beweringen die het bedrijf doet kloppen door met klanten en andere referenties te praten.

Dit is vooral raadzaam als je twijfelt of je er klaar voor bent om opslag en fulfilment uit te besteden. Als potentiële klant is het goed en heel normaal om veel vragen te stellen voordat je besluit met een bedrijf in zee te gaan. Als het niet goed voelt, wees dan niet bang om verder te kijken.

Aan de slag met je fulfilmentpartner

Fulfilment uitbesteden is zinvol voor merchants met grote doelen, een schommelende verkoop of niet genoeg tijd om het intern af te handelen. Het is een ideale manier om je handen vrij te maken voor andere zaken, terwijl een specialist het fulfilmentproces optimaliseert en logistieke obstakels voor je wegneemt.

Ook lezen: Dropshipping fulfilment: de supply chain en het bestelproces

Begin vandaag nog met Shopify – de eerste 14 dagen zijn gratis en een creditcard is niet nodig!

 

Dit artikel is een vertaling van een origineel artikel van Calli Grace.

Veelgestelde vragen over fulfilment

Wat is de betekenis van fulfilment?

Fulfilment betekent de afhandeling van het volledig logistieke proces vanaf de plaatsing van een bestelling in een webshop tot aan de bezorging aan de klant. Een fulfilmentcenter verzorgt de orderverwerking en -verzending.

Wanneer kies je voor het uitbesteden van fulfilment?

Kort gezegd zijn fulfilmentdiensten ideaal voor webshops die hun bestellingen niet zelf willen verzenden of dat niet meer kunnen omdat ze hun opslagcapaciteit zijn ontgroeid.

Wat kost het uitbesteden van fulfilment?

Een fulfilment center hanteert vaak een uurtarief of een vaste prijs per eenheid/pallet. Hou daarnaast rekening met aanvullende kosten als het in ontvangst nemen, opslaan, verzenden, verpakken, bundelen en retourneren van producten. Plus speciale diensten als cadeauservices. Tot slot zijn er transactionele kosten (zoals ontvangst- en verzendkosten) en terugkerende kosten (zoals opslag). Bij veel partijen kun je online een prijsindicatie berekenen of deze eenvoudig aanvragen.

Wat is een voorbeeld van een fulfilment center in Nederland (klein en groot)?

Er zijn fulfilmentbedrijven in alle soorten en maten: aanbieders die zich richten op grotere bedrijven, zoals Active Ants en PostNL, en aanbieders die zich (ook) richten op kleine webshops, zoals Pakjesfabriek, eWarehousing en Montapacking.
Onderwerpen: