Shopify-blogs

Bedrijfsvoering voor Kleine Ondernemers: Tips & Trucs van een Expert

Introduction to small business finance

Er is een bekend gezegde: “Geef een man een vis en hij heeft eten voor één dag. Leer een man vissen en hij heeft zijn leven lang vis.” Maar wat nou als die man niet weet wat hij vervolgens met al die vissen moet doen?

Als je eenmaal weet hoe je als kleine ondernemer je geldzaken het best kunt aanpakken, weet je ook wat je met je ‘vissen’ moet doen – oftewel met al het geld dat je verdient en uitgeeft. En als je weet hoe je de financiële kant van je bedrijf aan moet pakken, heeft het een veel grotere kans van slagen.

In deze gids gaan we het hebben over de essentiële financiële vaardigheden die een kleine ondernemer moet hebben: budgetteren, uitgaven bijhouden en heldere financiële verslagen maken.

  1. Je privé- en bedrijfsfinanciën scheiden
  2. Een bank kiezen
  3. Een budget maken
  4. Boekhouden
  5. Een boekhouding opzetten
  6. Je eigen boekhouding doen
  7. Je boekhouding uitbesteden
  8. Je administratie bijhouden
  9. Financiële verklaringen maken en begrijpen

Je privé- en bedrijfsfinanciën scheiden

Separate personal from business finances

Als je een eigen zaak begint, dan is het scheiden van je financiën één van de eerste stappen die je moet nemen.

Privé- en bedrijfsfinanciën uit elkaar houden heeft veel voordelen. Het begint al bij het versimpelen van je boekhouding en het beschermen van je persoonlijke bezittingen, maar er is nog meer: Je belastingaftrek berekenen en belastingaangifte invullen gaat vele malen makkelijker als je een zakelijke bankrekening hebt, al was het maar omdat je nu veel sneller kunt zien of dat restaurantbonnetje van vorige week nou zakelijk of privé was. En zelfs als het voor jouw bedrijf heel makkelijk is om verschillende uitgaven uit elkaar te houden, dan kost het alsnog veel te veel tijd om al die papieren te sorteren, en het door een boekhouder laten doen is duur.

Als je bedrijf begint te groeien, is het wellicht een goed idee om een Besloten Vennootschap op te richten. Daarmee wordt je bedrijf een rechtspersoon. Dit betekent dat als je bedrijf ooit in financiële of juridische problemen komt, je persoonlijke eigendom en vermogen zoals je huis of spaarrekeningen voor de kinderen, in de meeste gevallen beschermd zijn.

De kunst is om te weten wat het beste moment is om deze stap te zetten. Als je het doet als je bedrijf nog in de kinderschoenen staat kun je eventuele verliesposten niet meer van de belasting aftrekken. Maar, hoe groter een bedrijf wordt en hoe meer vermogen het heeft opgebouwd, hoe langduriger het proces om een BV op te richten. Voor de kosten maakt het echter weinig uit, het oprichten van een BV kost altijd rond de €300.

De juiste bank kiezen

Niet alle banken hebben dezelfde voorzieningen. Je kunt bijvoorbeeld niet bij allemaal mobiele apps gebruiken. Sommige banken hebben speciale pakketten voor kleine ondernemers, terwijl andere alleen een standaardpakket hebben.

Zakelijke bankrekeningen zijn net een beetje anders dan privé bankrekeningen, en daarom is het handig om de volgende dingen te checken als je een zakelijke rekening wilt openen.

  • Kun je er online bankieren?
  • Zijn er kosten verbonden aan zakelijke transacties?
  • Wat is de rente voor een zakelijke lening?
  • Krijg je een pinpas?
  • Kun je andere mensen en mogelijkheden aan je rekening toevoegen als je bedrijf groter wordt?

Al je geldzaken bij dezelfde bank doen houdt dingen overzichtelijk, maar het is natuurlijk niet verplicht. Als je eigen bank bijvoorbeeld minder goede voorwaarden heeft bij leningen, is het helemaal OK om een lening ergens anders af te sluiten.

Soorten rekeningen

Als je een zakelijke rekening opent is het een goed idee om zowel een lopende rekening als een spaarrekening te openen. Met de lopende rekeningen kun je dagelijkse bankzaken afhandelen, en op de spaarrekening kun je geld opzij zetten voor belastingaanslagen en toekomstige investeringen.

Transactiekosten

Net zoals met privérekeningen, zijn er verschillende soorten zakelijke rekeningen. Hoe hoger het tarief, hoe meer transacties je kunt doen.  Daarom is het belangrijk om alvast een schatting te maken je verwachte hoeveelheid transacties per maand, zodat je goed kunt bekijken welk type rekening daar het beste bij past.

Als je vaak met meerdere leveranciers tegelijkertijd zaken doet is het belangrijk dat je rekening een lage (of geen) aankooptransactiekosten heeft. En helemaal ideaal is een zakelijke rekening waar geen dagelijks limiet zit op het aantal aankooptransacties.

Leningen en krediet

Zelfs als je bedrijf op dit moment geen leningen of extra krediet nodig heeft, kan dat in de toekomst heel anders zijn. Zorg dus dat je weet wat voor rentes en voorwaarden hun leningen hebben, en waar bedrijven aan moeten voldoen om ze af te kunnen sluiten.

Een budget opstellen

Creating a small business budget

Vooruitplannen is cruciaal voor een bedrijf. Natuurlijk kun je niet elke financiële tegenvaller voorspellen en voor zijn, maar door een degelijk budget op te stellen en goed op je financiën te letten, houd je je bedrijf gezond en zorg je dat je niet voor grote verrassingen komt te staan.

Als je net begint kun je een proefbudget maken, gewoon om een algemeen idee te krijgen van wat je kunt verwachten in de eerste paar maanden of jaren van je bedrijf. Na verloop van tijd wordt het makkelijker om een budget op te stellen, en word je vanzelf beter in het voorspellen van je jaarlijkse uitgaven en inkomsten. Een proefbudget moet in ieder geval de volgende dingen bevatten:

Uitgaven

Een handige manier om te beginnen is om een lijst te maken van alle dingen die je denkt dat je bedrijf nodig gaat hebben – van online programma’s om je voorraad bij te houden tot nietjes voor je kantoor. Om te kijken of je niks vergeten bent kun je op Google zoeken naar voorbeeldbudgetten in jouw branche.

Eenmalige uitgaven

Eenmalige uitgaven zijn meestal grote en dure dingen die je maar één keer koopt (of één keer in de zoveel jaar). Denk hierbij aan laptops, apparaten en kantoormeubilair, maar ook aan diensten zoals logo design of websiteontwerp.

Vaste kosten

Vaste kosten zijn kosten die elke maand terugkeren, en niet echt variëren. Denk hierbij aan huur, verzekering, internetabonnement, website hosting, telefoonrekeningen en softwareabonnementen.

Variabele kosten

Variabele kosten zitten ergens tussen vaste kosten en éénmalige uitgaven in – ze komen vaker terug, maar niet regelmatig, en het is telkens weer een ander bedrag. Denk hierbij aan grondstoffen voor je producten, marketingkosten, reizen, creditcardkosten en een eventuele accountant.

Prijsstellingstrategie

Een belangrijk onderdeel van een budget is het bepalen van de juiste productprijs. Hieronder een paar factoren om rekening mee te houden bij het bepalen van een prijs:

Kostprijs

Dit is meestal vrij eenvoudig te berekenen. Als je bijvoorbeeld een winkel hebt waar je met de hand geprinte t-shirts verkoopt, kost een blanco T-shirt €8 en inkt €3. Maar er komt nog meer kijken bij prijsstelling dan alleen het bij elkaar optellen van deze kosten.

Arbeid

Betaal je derden om je producten te maken of diensten aan te bieden? Die kosten moet je optellen bij de kosten van je verkochte goederen. Zelfs als je niemand in dienst hebt moet je alsnog je eigen uurloon meerekenen om te kijken of je bedrijf wel efficiënt is. Als namelijk blijkt dat je eigen ‘loon’ belachelijk laag is, gaat er iets niet goed in je bedrijf. Ook kan het een teken zijn dat het tijd is bepaalde taken uit te besteden.

Verpakking

Als jouw klanten pakketjes van je ontvangen, is hun meningen over jouw bedrijf deels gebaseerd op hoe die pakketjes eruitzien. Daarmee wordt verpakking een onderdeel van je product en de kosten van het verpakkingsmateriaal een onderdeel van je budget.

Verzending

Zonder verzending komen producten niet bij de klant. Als je de kosten daarvan onderschat heeft dat een negatieve impact op je budget. Formaat, gewicht, locatie en urgentie hebben allemaal invloed op verzendkosten. Bij het postkantoor kunnen ze je precies vertellen wat je verzendkosten zullen worden.

Vergeet ook niet je eigen tijd mee te nemen in de verzendkosten. In theorie kun je misschien verzending binnen 5 dagen aanbieden, maar elke dag pakjes inpakken en naar het postkantoor op en neer rennen is geen efficiënt gebruik van je tijd, en maakt verzenden bovendien netto duurder omdat je in die tijd geen ander werk kunt doen.

Mensen die dingen online kopen weten dat ze verzendkosten moeten betalen, maar houd die kosten wel enigszins redelijk. Als je verzendkosten te hoog zijn is er een grote kans dat klanten hun volle winkelmandje achterlaten en nooit meer terugkomen.

Accepteer credit cards direct met Shopify

Shopify Payments is de makkelijkste manier om online betalingen te accepteren. Geen gedoe meer met toegangsgegevens invoeren, aansluitovereenkomsten of betalen via derden.

Prpbeer Shopify Payments

Schade

Producten kunnen beschadigd raken onderweg van de leverancier naar jou, of van jou naar de klant. Hopelijk kost het je nauwelijks iets om ze te vervangen, maar het is alsnog belangrijk om de geschatte kosten van beschadiging door te rekenen in je prijzen. Google kan je een idee geven van wat gangbaar is voor een bedrijf als het jouwe. Vermenigvuldig het gemiddelde schadepercentage in je branche met de kosten van je product om een idee te krijgen van hoeveel je per jaar kwijt zult zijn, en neem dit mee in je prijsstelling.

Retourneren

Je kunt ervoor kiezen om je producten niet te laten retourneren. Als je bijvoorbeeld handgemaakte objecten verkoopt, kan het zijn dat retourneren geen zin heeft. Als klanten wel mogen retourneren, heb je drie opties:

  • Reken een aparte “opslagvergoeding” om een gedeelte van het verlies terug te krijgen.
  • Maak je prijzen ietsje hoger om verlies door retour te dekken.
  • Houd je prijzen hetzelfde, en gebruik je flexibele retourbeleid om meer klanten te werven.

Vergeet niet dat je ook geld kwijt zult zijn aan het terugstorten van het geld van de klant.

Merk en doelgroep

Prijsbepaling is niet alleen gebaseerd op kosten, maar ook op het imago van je winkel of merk. Luxeartikelen verliezen hun luxegevoel zonder hoge prijzen, terwijl een winkel vol met koopjes alle prijzen juist zo laag mogelijk wil houden.

Sterker nog, soms kan het verhogen van je prijzen je omzet ook verhogen, puur omdat klanten hogere prijzen associëren met betere kwaliteit. Maar tegelijkertijd zijn er ook situaties waarin juist de laagste prijs de meeste klandizie trekt. Weet dus wie je beoogde klanten zijn, en pas daar je prijzen op aan.

De concurrentie

Grote kans dat er bedrijven zijn die dezelfde producten of diensten bieden als jij. Gebruik ze als bron van informatie! Wat zijn hun prijzen? Kies voor lagere prijzen om meer klanten te krijgen, of zet je bedrijf neer als kwalitatief beter en vraag hogere prijzen.

Omzet voorspellen

Als je net begint, is het voorspellen van je omzet gebaseerd op een combinatie van research en giswerk. Maar hoe langer je bedrijf bestaat, hoe beter je zult worden in het voorspellen van het aantal verkochte producten en goede en slechte maanden.

Als je dezelfde producten al eerder op kleinere schaal verkocht, heb je vermoedelijk al en idee van hoe hard ze gaan. Zelfs een kleine hoeveelheid gegevens kan al voldoende zijn om een beeld te krijgen van welke producten het best verkopen en wat de topmaanden zijn.  

Als je helemaal blanco begint kun je informatie krijgen door met mensen in dezelfde branche te praten (als jij niemand weet kent je accountant er vast wel een paar) en online rond te kijken. Grote kans dat je met een beetje navraag al een globaal idee krijgt van hoeveel je het eerste jaar ongeveer zult groeien en wat de drukste maanden zijn.

Boekhouden: de basics

Accounting, bookkeeping, and record keeping

In dit gedeelte bespreken we drie elementen van boekhouding die nodig zijn om je bedrijf financieel gezond te houden

De dagelijkse boekhouding is bedoeld voor het bijhouden van alle transacties van je bedrijf: verkochte producten en betaalde rekeningen. Accounting gaat over het interpreteren van dagelijkse transacties op de lange termijn: of je bedrijf rendabel is, welke onderdelen het goed (of minder goed) doen, hoeveel je bedrijf waard is en je cashflow. Administratie gaat over het organiseren en bewaren van alle documenten die bij de dagelijkse boekhouding horen.

We gaan wat dieper in op de verschillen tussen deze drie financiële taken, de reden dat ze moeten gebeuren en hoe je ze aan kunt pakken op een manier die bij jouw bedrijf past.

Accounting

Als je een kleiner bedrijf hebt kun je kiezen uit twee boekhoudmethodes – kasboekhouding of transactieboekhouding. Ze hebben allebei hun voor- en nadelen, maar het belangrijkste is dat je er in je eerste jaar een kiest en daarbij blijft.

Kas versus transactie

Bij kasboekhouding boek je een transactie pas als er geld van de ene partij naar de ander overgaat: Als je een klant een factuur stuurt, schrijf je die pas op in je kasboek als de factuur betaald is. Als je voor het transactiesysteem kiest, worden verkoop, aankopen en onkosten geboekt (in je kasboek opschrijven) zodra er een factuur verstuurd is.

Maar welke methode kun je het beste kiezen? Kasboekhouding is makkelijker bij te houden, omdat transacties geboekt worden als betaling gedaan of ontvangen worden. Je hoeft geen debiteuren en crediteuren bij te houden, en je weet altijd precies hoeveel geld je hebt. Met andere woorden, je kasboek en je bankrekening matchen altijd perfect.

Bij transactieboekhouden houd je een debiteuren en crediteuren systeem bij, waardoor het lastiger kan zijn om inzicht in je cashflow te houden, maar het wel makkelijker te voorspellen is hoe je financiën er in de komende maanden en jaren uit zullen komen te zien.

Wanneer moet je een accountant in de armen nemen?

Als je een heel klein bedrijfje hebt, of eenvoudige financiën, kun je vermoedelijk nog wel een tijdje zonder accountant. Online staat meer dan voldoende informatie om je te helpen met het opstarten en bijhouden van je boekhouding.

Maar als je bedrijf een beetje begint te groeien, raden we je sterk aan om met een accountant te gaan praten, zodat je zeker weet dat je op het goede pad bent. Accountants doen niet alleen je belastingaangifte, maar ze kunnen je ook helpen met je financiële strategie, belastingzaken, onderhandelen, financiële rapportage en kasbeheer.

Accountants kunnen je bedrijfsplan en budget met je doornemen, dingen oppikken die je gemist hebt, en je helpen met het opzetten van een boekhoudsysteem toegespitst op jouw branche.

Het kiezen van een accountant lijkt op het kiezen van een bank: Hij of zij moet passen bij jou en je bedrijf. Vraag mensen in jouw branche die je vertrouwt om een verwijzing naar een goede accountant. Zorg dat je op zijn minst één keer een persoonlijk gesprek met een beoogde accountant hebt, dan weet je zeker of hij of zij echt bij je bedrijf past.

Accountants kunnen je helpen om onaangename verrassingen te voorkomen door uit te rekenen hoeveel belasting je vermoedelijk moet gaan betalen. Verder kunnen ze je vertellen welke uitgaven je moet bijhouden en welke je van de belasting kunt aftrekken, en welke rechtsvorm het beste is voor jouw bedrijf.

Boekhouden

Bookkeeping keeps track of revenue

Boekhouden is het bijhouden van de inkomsten en uitgaven van een bedrijf. Zo hou je de financiële gezondheid van je bedrijf in de gaten, en kan je accountant snel en makkelijk je belastingaangifte invullen. In zijn meest simpele vorm is boekhouden het opschrijven van je inkomsten en uitgaven in een spreadsheet, en het bewaren van facturen en bonnen als back-up.

Als je in de toekomst een bedrijfslening wil afsluiten, werkt een goed bijgehouden boekhouding in je voordeel bij het beoordelen van je aanvraag.  Een boekhouding die er goed uitziet geeft kredietverstrekkers naast een helder beeld van je financiën ook vertrouwen in jou als potentiële klant.

Een goed bijgehouden boekhouding zorgt er ook voor dat je accountant precies weet voor welke belastingvoordelen je allemaal in aanmerking komt en eventuele fouten op tijd kan signaleren, als ze nog snel recht te breien zijn. Maar het grootste voordeel van je boekhouding up-to-date houden is dat je altijd precies weet hoe je bedrijf er financieel aan toe is. Aan de hand van een goed bijgehouden boekhouding kun je makkelijk voorspellen hoe de komende jaren eruit gaan zien.

Met een goede boekhouding kun je precies zien waar je te veel geld uitgeeft, wat werkt, en welke dingen aangepast moeten worden.

Een boekhouding opzetten

Nu je weet waarom het belangrijk is om je boekhouding goed bij te houden, is het tijd om te gaan kijken hoe je dat het beste kunt doen.

Stap 1: Kies een boekhoudmethode

Er zijn twee boekhoudmethodes: enkel en dubbel. Welke je kiest hang af van hoe ingewikkeld je financiën zijn.

Enkele boekhouding

Als je een klein bedrijf hebt met weinig transacties, dan is een enkelboekhoudsysteem het eenvoudigst. Bij deze manier van boekhouden wordt alles maar één keer opgeschreven, onder het kopje inkomst of uitgave. Zaken als inventaris en kapitaal worden ook bijgehouden, maar minder strikt. Met deze methode heb je niet alle controlemogelijkheden van een dubbele boekhouding, maar als je je eigen boekhouding doet is dit het beste systeem.

Dubbele boekhouding

Bij dit systeem wordt elke transactie twee keer geboekt. Deze methode is ingewikkelder dan een enkele boekhouding, maar geeft je wel meer informatie over je bedrijf. In een dubbele boekhouding houd je ook je activa en schulden bij, en zijn er meer controle momenten die voorkomen dat je fouten maakt. Uit een dubbele boekhouding kun je ook sneller de informatie halen die je nodig hebt om gedetailleerde financiële rapportages te maken die laten zien in welk gedeelte van je bedrijf geld binnenkomt of juist verdwijnt.

Een dubbele boekhouding is degelijker, en als je personeel hebt, een grote voorraad hebt, een lening wilt afsluiten of investeerders zoekt is dit systeem van boekhouden onontbeerlijk.

Dubbel boekhouden is iets gecompliceerder, dus laten we er een voorbeeld bij halen. Stel, je hebt een online T-shirt winkel. Je bestelt onbedrukte T-shirts van een leverancier, waarna je ze zelf print en verzendt. Als je een levering binnenkrijgt, boek je die als debet in je kasrekening en als credit in je productrekening. Wanneer je de credit en debet kolom van je kasboek bij elkaar optelt, moet de uitkomst nul zijn.

Stap 2: Hou je administratie bij

Als het tijd is voor je belastingaangifte, is het aan jou om al je ingevulde getallen te kunnen onderbouwen, dus het goed bewaren van documenten zoals bonnetjes en facturen is cruciaal.

In Nederland mag je van de Belastingdienst je papieren bonnen en facturen scannen en opslaan, waarna je de originelen niet meer hoeft te bewaren. Of je kunt een mobiele bonnetjes-scan app zoals trifact365 gebruiken.

Verderop in dit blog komen we nog terug op je administratie.

Stap 3: Voer al je transacties in

Boekhouden betekent transacties bijhouden op een spreadsheet. Of je nou Excel gebruikt, een online boekhoudsysteem of pen en papier, als je maar een systeem kiest waarin je makkelijk alle verkopen en aankopen kunt zetten. Je moet in ieder geval een aparte kolom voor bedrag, datum, leverancier en klant hebben.

Stap 4: Groepeer je transacties

Je transacties in categorieën indelen is het laatste stukje van de boekhoudpuzzel.

De makkelijkste manier van transacties indelen is ook de meest bekende: credit en debet. Maar je moet bonnen en facturen ook indelen in verschillende categorieën, zodat je boekhouding meer structuur krijgt.

Meestal worden er vijf categorieën gebruikt:

  • Activa. Bezittingen van het bedrijf, zoals kasgeld, bedrijfsgebouw, computers, inventaris etc. Kort gezegd: activa zijn alle dingen die je zou kunnen verkopen als het nodig zou zijn.
  • Passiva. Dit zijn meestal schulden. Dus als je een bedrijfslening hebt afgesloten hoort die thuis in de passiva categorie. Nog te betalen rekeningen horen hier ook bij.
  • Vermogen. Vermogen is de waarde van alle bezittingen (activa) minus de passiva.
  • Inkomsten. Alle inkomsten verkregen door de verkoop van goederen of diensten.
  • Uitgaven. Alle uitgaven om het bedrijf draaiende te kunnen houden: internetabonnement, voorraden, huur van kantoorruimte etc. Uitgaven verschillen van activa omdat ze over het algemeen niet verkocht kunnen worden, of verbruiksartikelen zijn (zoals kantoorbenodigdheden).

Je hebt veel vrijheid in hoe je je financiële transacties categoriseert, zolang je maar één systeem kiest en dat ook consequent gebruikt. Als je dit nooit eerder gedaan hebt, kan het een goed idee zijn om een accountant te raadplegen. Deze kan je helpen bij het categoriseren van je transacties, en kan zorgen dat je ongeveer dezelfde categorieën kiest als andere ondernemers in jouw branche.

Afhankelijk van hoe groot je bedrijf is en hoe simpel of juist ingewikkeld je financiën zijn, zijn er een paar verschillende manieren waarop je je boekhouding kunt aanpakken.

Doe-het-zelf boekhouden

Als je een klein bedrijf en budget hebt, of als je een hele simpele boekhouding hebt, kun je overwegen om je boekhouding zelf te doen.

Maar zelfs dan is het een goed idee om je een stukje op weg te laten helpen door een accountant. Kleine foutjes bij het opzetten van je boekhouding kunnen grote gevolgen hebben voor je belastingaangifte. Het geld wat je betaalt aan de accountant om je te helpen bij het opzetten van je boekhouding haal je eruit doordat je hem later niet nog een keer in hoeft te huren om al je fouten recht te breien.

Als je je boekhouding zelf gaat doen, kun je een simpel Excel bestand gebruiken, of een online boekhoudprogramma zoals DigiBTW, Exact of MoneyMonk.

Een Excel spreadsheet is gratis, maar betekent wel dat je zelf je rapportages moet opstellen, wat vaak lastig is. Een online boekhoudprogramma kost geld, maar daarin maak je met één druk op de knop goede rapportages.

Je boekhouding uitbesteden

Als je bedrijf wat complexer is, of nogal gegroeid is de laatste tijd, is het tijd geworden om je boekhouding uit te besteden. Schakel iemand in om je boekhouding voor je te doen als:

  • Je geen tijd hebt om het goed bij te houden.
  • Je financiën dermate ingewikkeld zijn geworden dat je niet meer helemaal zeker weet of je alles wel goed doet.
  • Als tijd besteden aan je boekhouding betekent dat je weggehouden wordt bij andere, lucratievere bezigheden.
  • Je vorig jaar aftrekposten bent misgelopen of fouten in je boekhouding hebt gemaakt.

Je kunt je boekhouding uitbesteden aan een freelance accountant, een groter accountantskantoor of een online accountant.

Als je administratie vooral veel papier is of als je het fijner vindt om je accountant persoonlijk te spreken is het een goed idee om een accountant in de buurt te nemen. Een online service zoals Acconline of EasyZZP is ideaal voor bedrijven die dingen graag online doen en niet veel met kasgeld te maken hebben.

Deze bedrijven doen je boekhouding voor je. Ze creëren je financiële rapportages en berekenen alle gegevens die je nodig hebt voor je belastingaangifte.

Je zakelijke administratie bijhouden

Keep your business records in order

Zonder je administratie – alle documenten die te maken hebben met wat je bedrijf in een jaar heeft verdiend en uitgegeven – kan je accountant niets voor je doen.

Documentatie is wettelijk verplicht als bewijs dat de informatie op je belastingaangifte juist is. Een administratie moet bestaan uit:

  • Bonnetjes en nota’s
  • Bankafschriften
  • Rekeningen
  • Facturen
  • Bewijs van betaling
  • Overzichten gemaakt door je accountant
  • Belastingaangiftes van voorgaande jaren
  • Voorraadadministratie
  • Loonadministratie

Afhankelijk van het soort bedrijf wat je hebt, en waar je woont kunnen er ook nog andere documenten zijn die je moet bewaren. Wederom is een accountant hierbij de beste bron van informatie.

Een goede vuistregel is: bij twijfel bewaren. Het is makkelijker om dingen weg te gooien als je eenmaal zeker weet dat je ze niet nodig hebt dan om wanhopig in je oud papier bak te moeten graven op zoek naar een cruciaal document.

Documenten bewaren

Een oude schoenendoos is een bekend cliché maar helaas niet de beste bewaarplaats. Multomappen zijn al een stuk beter, maar beschermen documenten alsnog niet tegen water, brand, kinderen en honden. Bovendien kan de inkt op kassabonnen vervagen, waardoor je opeens met een blanco velletje in je handen komt te staan.

Foto’s nemen van bonnetjes en ze uploaden, samen met online bonnetjes en facturen, in een Dropbox of Google Docs folder is de online versie van een multomap. Verder zijn er een eindeloze hoeveelheid online services die je kunnen helpen met het uploaden en bewaren van je documenten, zoals Declaree, Klippa of ZpApp

    Financiële rapportages maken en begrijpen

    Understanding financial statements

    Financiële rapportages zijn rapporten gebaseerd op je boekhouding. Zo’n rapport is een handige manier om te zien hoe je bedrijf ervoor staat, inkomsten en uitgaven te voorspellen en te zien wanneer het tijd is om je bedrijf verder uit te breiden.

    Als je er nog niet eerder mee hebt gewerkt kan een financiële rapportage er erg ingewikkeld uitzien, maar als je eenmaal doorhebt hoe ze in elkaar zitten is het heel fijn om in een oogopslag te kunnen zien hoe het met je bedrijf gaat.

    De balans

    Een balans is een overzicht van je financiën op een bepaald moment. In de balans kun je in een oogopslag de activa, de passiva en het vermogen van je bedrijf zien.

    In feite toont de balans de formule Activa = Passiva + Vermogen.

    In het eerdergenoemde T-shirt bedrijf zou een balans er als volgt uit kunnen zien:

    November

    ACTIVA

    Zakelijke rekening: €2.000

    PASSIVA

    Factuur Leverancier: €500

    VERMOGEN

    Ingehouden winst: €1.500

    December

    ACTIVA

    Zakelijke rekening: €6.000

    PASSIVA

    Factuur Leverancier: €1.000

    VERMOGEN

    Ingehouden winst: €5.000

    Resultatenrekening

    Een resultatenrekening is een gedetailleerd overzicht van de inkomsten van een bedrijf, gecategoriseerd in uitgaven en inkomsten, die weer onderverdeeld zijn in aparte categorieën.

    Een resultatenrekening bestaat uit de volgende elementen:

    • Inkomsten: Hoeveel geld je hebt verdiend aan het verkopen van je producten (bijvoorbeeld een T-shirt).
    • Kosten verkochte goederen: Hoeveel geld je hebt uitgegeven aan je producten voordat je ze verkocht.
    • Bedrijfskosten: Kosten voor het runnen van je bedrijf: elektriciteit, internet, marketing, visitekaartjes etc.

      De bovenstaande onderdelen gebruik je voor het berekenen van je brutowinst (Inkomsten – Kosten Verkochte Goederen) en je nettowinst (Bruto Winst – Bedrijfskosten).

      Je brutowinst laat zien hoeveel inkomsten je producten opleveren. Is je brutowinst laag, dan is het een goed idee om de prijs van je producten te verhogen.

      Je nettowinst vertelt je hoeveel inkomen je overhoudt na aftrek van kosten en laat je daarmee zien hoe rendabel je bedrijf is. In je nettowinst weeg je alle kosten van je bedrijf mee in de kosten van je product. Is je nettowinst laag, dan moet je óf je bedrijfskosten verlagen, óf de prijs van je producten verhogen.

      Een simpele resultatenrekening ziet er zo uit:

      Inkomsten

      Verkochte T-shirts: €4.000

      Onkosten

      Kosten verkochte goederen: €675

      G/W/L: €50

      Internet: €60

      Huur kantoor: €200

      Website hosting: €15

      Totaal: €1.000

      Netto-inkomsten: €3.000

      Doe je je eigen boekhouding? Dan kun je hier een handige resultatenrekening vinden.

      Kasstroomoverzicht (cashflow)

      Een kasstroomoverzicht laat je zien hoeveel contanten je bedrijf heeft verdiend of gebruikt in een specifieke periode. Als je het kasboekhoudsysteem gebruikt kun je altijd meteen zien hoeveel contanten je beschikbaar hebt.

      Het is belangrijk om de omzet van je bedrijf in de gaten te houden maar een kasstroomoverzicht is net zo belangrijk, zo niet belangrijker.

      Omzet is de totale winst die je behaalt over een langere periode. Kasstroom is de hoeveelheid beschikbare contanten die je op dat moment beschikbaar hebt. Kasstroom is handig als je materialen vooruit moet betalen. Zelfs als je weet dat verkoop je veel inkomen gaat opleveren, moet je nog steeds contant geld beschikbaar hebben om leveranciers te betalen.

      Je bedrijfsfinanciën laten je zien hoe je er echt voor staat

      Small business finance conclusion

      Zelfs met de beste producten en de geweldigste marketing in de hele branche, kan je onderneming alsnog falen door gebrek aan financieel inzicht. Als je de boekhouding en administratie van je bedrijf goed op orde houdt heb je een helder beeld van hoe je bedrijf er financieel voorstaat, waardoor je altijd de beste beslissingen voor de toekomst van je bedrijf kunt nemen.

      Of je je boekhouding nou zelf gaat doen of uitbesteedt, het loont sowieso altijd om advies in te winnen bij andere succesvolle ondernemers in je branche of eens een keer met een accountant te gaan praten.

      Weten hoe je je financiën moet bijhouden en aanpakken maakt het hele boekhoudleerproces makkelijker. En hoe vaker je er mee bezig bent, hoe makkelijker en vanzelfsprekender het wordt.

      Over de auteur: Altaira Northe chrijft voor Bench, de online accountant service die je boekhouding voor je doet. Daarnaast coacht ze schrijvers en houdt ze van hardlopen. Ze woont afwisselend in Toronto en aan de Sunshine Coast van British Columbia, Canada.

      Onderwerpen: