Shopify-blogs

Cashflowmanagement voor webshops

Wat is cashflowmanagement en waarom is het belangrijk voor je webshop?

Alle bedrijven doen er goed aan om hun cashflow te optimaliseren. Ook als je een geweldig bedrijfsmodel hebt, enorm winstgevend bent en een hele reeks financiers klaar hebt staan. Als je een nog beter bedrijf wilt is cashflow het aspect bij uitstek om meer aandacht aan te geven.

Nieuwe bedrijven en nog groeiende bedrijven hebben vaak geen buffer voor moeilijke tijden, omdat ze al hun geld telkens weer investeren. Daarnaast zijn qua cashflow de jaren waarin je het meest groeit – inclusief het eerste jaar van je bedrijf – de lastigste.

Cashflowmanagement is één van de aspecten die een bedrijf van de grond te krijgen zo lastig maakt.

Snel je cashflow berekenen

Geef je bedrijf een financiële APK met de Engelstalige cashflow calculator van Shopify. Leer in vijf minuten je financiën en je cashflow beter beheren..

Bereken je cashflow

 

Cashflowmanagement voor kleine bedrijven tijdens corona

Momenteel is cashflow het grootste knelpunt voor kleine bedrijven. Daarom hier een lijstje met een paar ideeën die je meteen kunt toepassen om je cashflow te verbeteren:

    Wat is cash flow management?

    Maar wat is cashflowmanagement nou eigenlijk? Cashflow is de hoeveelheid geld, contant en niet-contant, die je bedrijf binnenkomt en weer uitgaat. Bij een positieve cashflow komt er meer geld binnen dan eruit gaat, en bij een negatieve cashflow komt er minder geld binnen dan het bedrijf uitgeeft.

    Om je cashflow te berekenen, bekijk je hoeveel cash je beschikbaar hebt aan het begin en het eind van een bepaalde periode, bijvoorbeeld een week of maand. Je bedrijf heeft een positieve cashflow als er aan het einde van de periode meer geld is dan aan het begin en een negatieve cashflow als er minder geld aan het einde is dan aan het begin.

    Je cashflow goed leren beheren is één van de beste dingen die je voor je bedrijf kunt doen. En niet alleen voor het bedrijf wat je nu hebt, maar ook voor eventuele toekomstige bedrijven en je privé financiën.

    We hebben een gratis Engelstalige template gemaakt om je te helpen bij het voorspellen en beheren van je cashflow. Download hem via deze link (of via de links verderop in dit artikel). In deze blogpost leggen we je precies uit hoe je hem kunt gebruiken.

    Het verschil tussen cashflow en winst

    Definitie van cashflowmanagment

    Cashflow is niet hetzelfde als winst. Een winstgevend bedrijf kan alsnog niet in staat zijn hun rekeningen te betalen. En omgekeerd is een bedrijf dat al zijn rekeningen kan betalen nog niet automatisch winstgevend.

    Winst is een simpele boekhoudterm die eigenlijk alleen op papier bestaat, en is maar één manier om naar een bedrijf te kijken. Het vertelt je maar weinig over hoe het bedrijf er echt voor staat.

    Je winst berekenen

    Je neemt eerst je totale omzet en trekt de kosten van je verkochte producten daarvan af. De uitkomst is je brutowinst.

    Omzet- Kosten van verkochte producten = Brutowinst

    Als je bijvoorbeeld €100.000 aan stoelen verkocht hebt, en de inkoopprijs van die stoelen is €50.000, dan is je brutowinst €50.000.

    Omzet: €100.000
    Kosten van verkochte producten: - €50.000
    Brutowinst: €50.000

    Maar vermoedelijk heb je nog meer onkosten dan de kostprijs van de stoelen alleen. Je moet de stoelen ergens opslaan en je plaatst advertenties om er meer te verkopen. Dit zijn de bedrijfskosten, die je van je brutowinst aftrekt.

    Bedrijfskosten zijn alle kosten die niet direct gelinkt zijn aan de producten die je verkoopt, zoals huur, gereedschap, lonen en marketing.

    Vervolgens trek je dus je bedrijfskosten van je brutowinst af. De uitkomst is de nettowinst.

    Brutowinst – Bedrijfskosten = Nettowinst

    Omzet: €100.000
    Kosten van verkochte producten: - €50.000
    Brutowinst: €50.000
    Bedrijfskosten: - €35.000
    Nettowinst: €15.000

    Als je nettowinst een positief getal is, heb je winst gemaakt. Als het een negatief getal is, heb je geld verloren. Dit overzicht heet de resultatenrekening of winst- en verliesrekening.

    Het ‘probleem’ met winst

    Als het gaat om cashflowmanagement bij kleine bedrijven, is het probleem dat de resultatenrekening geen goed inzicht geeft in het bedrijf als geheel. Je mist bepaalde belangrijke informatie:

    1. Afbetaling van schulden

    Als je een bedrijfslening of een andere vorm van startkapitaal moet terugbetalen, zie je dat niet terug in de resultatenrekening. Het enige wat je op een winst- en verliesrekening ziet is de rente op je lening, terwijl een groot gedeelte van je cash kan opgaan aan het afbetalen van de hoofdsom.

    2. Materieelkosten

    Ook het volledige bedrag van nieuw materieel zie je niet terug in de winst- en verliesrekening, omdat je voor je boekhouding het bedrag door de levensduur van het materieel deelt. Als je €100.000 hebt uitgegeven aan een machine waarvan je denkt dat hij ongeveer 10 jaar meegaat, zie je op je resultatenrekening 10 jaar lang een uitgave van €10.000, terwijl je die €100.000 vermoedelijk wel in één keer hebt moeten betalen.

    3. Belasting

    Over de nettowinst die je berekend hebt is nog geen belasting gerekend, dus het wordt alleen maar nog minder. Dus zelfs als je directe toegang hebt tot al je winst, zul je het alsnog niet in één keer kunnen uitgeven.

    4. Ontvangen bedragen

    Een laatste punt is dat veel bedrijven een manier van boekhouden gebruiken die inkomsten noteert, zelfs als je het geld zelf nog niet ontvangen hebt. Op papier heb je dan misschien €200.000 omzet, maar als je klanten nog niet betaald hebben, gaat het nog steeds lastig voor je zijn om je rekeningen te betalen.

    Daarnaast telt de waarde van je voorraad ook nog mee in je resultatenrekening. Maar om dat geld te kunnen benutten, moet je die voorraad wel eerst verkopen.

    Je cashflow en winst beheren

    Goed cashflowmanagement komt vooral neer op timing. Misschien ben je een bepaalde maand of een bepaald jaar wel winstgevend, maar op een specifieke dag of in een specifieke week in diezelfde periode juist weer niet. Als je aan het begin van de maand je rekeningen moet betalen, maar je pas aan het eind van die maand weer geld op de bank hebt, heb je een cashflowprobleem. Zelfs als je aan het eind van die maand meer geld hebt verdiend dan je hebt uitgegeven.

    Met winst zit het zo: als je op papier niet winstgevend bent, is je bedrijf er slecht aan toe. Als je wilt blijven bestaan, zul je meer inkomsten moeten genereren of je uitgaven moeten verminderen.

    Ook als je winstgevend bent, kun je je bedrijf niet op de automatische piloot laten voortsudderen. Je moet nog steeds je cashflow beheren – vooral als je nog steeds groeit.

    Waarom is cashflowmanagement zo belangrijk?

    Misschien lijkt het nu een beetje overweldigend, maar goed en effectief cashflowmanagement heeft grote voordelen.

    Voorspel je cashflow met deze template

    We hebben een cashflowvoorspelling template voor je gemaakt om het proces efficiënter te maken, en je zo tijd en stress te besparen. Download de template en lees in deze blog hoe je hem kunt gebruiken.

    Naar de template

    1. Tekorten voorspellen

    Het eerste en meest in het oog springende voordeel van een goed beheer van je cashflow en werkkapitaal is dat je van tevoren kunt zien wanneer er tekorten zullen optreden. Zo voorkom je dat je voor akelige verassingen komt te staan zoals opeens je huur niet kunnen betalen. Met een goed cashflowsysteem kun je eventuele tekorten weken en soms zelfs maanden van tevoren al voorspellen, zodat je nu alvast actie kunt ondernemen.

    Bijvoorbeeld:

    • Je huurbaas bellen en vragen of je de huur ietsje later mag betalen.
    • Een bestelling iets later laten opsturen, zodat je weer geld hebt om je invoerrechten te betalen.
    • Een kortingsactie opzetten om snel extra omzet te maken.
    • Actief achter alle onbetaalde rekeningen van klanten aan gaan.

      2. Minder stress

      Als je je cashflow goed beheert, heb je minder stress. Veel ondernemers maken zich zorgen over het betalen van hun rekeningen omdat ze niet weten of ze er wel voldoende geld voor hebben.

      Weten wat je te wachten staat, ook als het minder goed is, geeft rust. Als je weet waar je aan toe bent, kun je je voorbereiden en stappen ondernemen om er zo goed mogelijk mee om te gaan.

      3. De juiste groeimomenten kiezen

      Als je je cashflow goed bijhoudt, weet je precies hoeveel geld je beschikbaar hebt om je bedrijf te laten groeien. Uit je resultatenrekening kan wel blijken dat je in theorie extra geld beschikbaar hebt, maar dat wil nog niet zeggen dat je er in de praktijk ook bij kan.

      En als je €20.000 op de bank hebt, kun je dat niet zomaar allemaal uitgeven. Misschien moet je het opzij zetten voor toekomstige kosten. Als je goed weet wat je wekelijkse en maandelijkse cashflow is, weet je precies hoeveel geld je opzij moet zetten voor verwachte uitgaven en hoeveel je op een spaarrekening kunt zetten of uit kunt geven aan de groei van je bedrijf.

      4. Een goede indruk maken

      Goed cashflowmanagement geeft je een streepje voor. Als je een lening van de bank nodig hebt om een moeilijke tijd te overbruggen, of als je een paar weken uitstel van betaling aan een leverancier wilt vragen zonder onderbreking van de betreffende diensten, laat een goed cashflowmanagementsysteem zien dat deze verzoeken met cijfers onderbouwd zijn en dat je te vertrouwen bent.

      Banken vinden dit soort planning heel fijn, vooral als je duidelijk kunt laten zien wanneer je de lening kunt aflossen. Leveranciers blijken heel flexibel als je precies kunt aangeven hoe en wanneer je zult betalen – zeker in plaats van de radiostilte die ze van de meeste bedrijven krijgen als het even wat minder gaat. Leveranciers willen graag dat je bij hen blijft kopen, en hoe meer je laat zien dat je te vertrouwen bent, hoe meer ze met je mee willen denken.

      5. Een accurater overzicht

      Cashflow is stukken accurater dan een budget. Budgetten gaan over wat je wilt dat gebeurt. Het zijn best case scenario’s van eeuwig optimistische ondernemers Cashflowprognoses laten zien wat er echt gebeurt, zodat je er adequaat op kunt reageren – zelfs als het er heel anders uitziet dan wat je aan het begin van het jaar gepland had.

      Veel bedrijfseigenaren willen het liefst helemaal niet hoeven nadenken over cashflow en hopen gewoon maar dat alles goed komt. Maar daarmee neem je een te groot risico. Hoe beter je weet hoe je er financieel echt voor staat, hoe beter je je zult voelen.

      Je cashflow voorspellen en beheren

      Cashflowprognose voor je bedrijf maken

      Er zijn een heleboel tools beschikbaar die je kunnen helpen bij het managen van je cashflow, maar daar moet je wel voor betalen. Zelf vind ik de gratis Google Sheets het beste. Het is beschikbaar voor iedereen, en hoewel je de spreadsheet handmatig moet aanmaken, kost het niet veel tijd en is het heel gemakkelijk in gebruik.

      Het allerbelangrijkste voordeel is dat je de sheet snel aan kunt passen aan nieuwe behoeftes of situaties. Je kunt hem zo algemeen of specifiek maken als je zelf wilt. En de tijd die je investeert in het maken en updaten van je spreadsheet, betaalt zich ruimschoots terug in een beter overzicht van je financiële situatie.

      De cashflowspreadsheet is een overzicht van waar je geld heen gaat. Je ziet wanneer er geld binnenkomt en weer uitgegeven wordt. Het is een fantastische manier om je cashflow in beeld te brengen, zodat je kunt zien waar je eventuele aanpassingen moet maken.

      Wat is een cashflowstatement?

      Een cashflowstatement is de beste manier om controle over je geld te houden. Voor kleine bedrijven betekent dit een overzicht van het geld dat je bedrijf in een bepaalde periode binnenkomt en uitgaat. Meestal is dat een maand, kwartaal of jaar, maar je kunt in principe helemaal zelf kiezen welke periode het beste voor je werkt. De Shopify Cash Flow Calculator kan je hierbij helpen.

      In de Shopify Cash Flow Calculator voer je je verwachte maandelijkse inkomsten en uitgaven in, zodat je een overzicht krijgt van je geschatte cashflow.

      De cashflow calculator van Shopify


      Voor de meeste bedrijven werkt het het beste om per week te plannen, maar voor sommige is per dag of per maand beter. Afhankelijk van de schaal en complexiteit van je bedrijf kun je zelf beslissen of je elke uitgave apart vermeldt of dat je ze groepeert in categorieën.

      Daarnaast kunnen sommige bedrijven accurate cashflowprognoses doen tot wel zes maanden in de toekomst, terwijl dat bij anderen maximaal twee weken is. De meeste bedrijven kunnen vrij accuraat vier tot zes weken vooruit voorspellen. Besef wel dat voor kleine bedrijven geldt dat hoe verder je in de toekomst kijkt, hoe minder accuraat je prognoses zullen zijn.

      Stap 1: Verwachte uitgaven

      De eerste stap is het opschrijven van alle vaste lasten. Maak een lijst van alles waar je geld aan uitgeeft – huur, lonen, advertenties, softwareabonnementen, afbetalingen van leningen – alles wat je met je inkomsten moet betalen.

      Schrijf op waar de uitgaven voor bedoeld zijn, om hoeveel geld het gaat en wanneer je moet betalen. Vermoedelijk weet je niet alles uit je hoofd, dus bekijk je bankafschriften om te checken of je echt alles opgeschreven hebt.

      Stap 2: Verwachte inkomsten

      De volgende stap is het voorspellen van je weekomzet. Bij veel bedrijven wisselt de omzet van week tot week, dus het kan lastig zijn. Hoe langer je bedrijf bestaat, hoe makkelijker dit wordt.

      Schrijf eerst de gegarandeerde inkomsten op: als je abonnementen verkoopt of vaste klanten hebt die regelmatig opnieuw bestellen, heb je vaak een goed beeld van wat je kunt verwachten. Probeer daarbij ook in te schatten of die bedragen omhoog of omlaag gaan, of hetzelfde blijven. Als een groot gedeelte van je omzet afkomstig is van mensen die voor het eerst bij je kopen wordt het lastiger om dit in te schatten, maar probeer toch een zo goed mogelijk beeld te krijgen van de komende weken en maanden.

      Wat je hier goed bij kan helpen is kijken naar data van een jaar geleden. In veel gevallen heb je meer aan de gegevens van dezelfde week vorig jaar dan aan je gegevens van vorige week, omdat in de data van vorig jaar ook de drukkere en stillere tijden goed terugkomen. Als je denkt dat je dit jaar meer gaat verkopen dan vorig jaar kun je het bedrag iets verhogen, maar reken jezelf niet rijk, want dat kan tot akelige situaties leiden.

      Houd bij het berekenen van de verwachte inkomsten voor elke week rekening met teruglopende omzet wegens vakanties of bepaalde seizoenen, maar ook met een hogere omzet door kortingsacties.

      Stap 3: De template invullen

      Download de gratis cashflowprognose template. Je kunt elke kostenpost en inkomstenbron een eigen rij geven. Je kunt het zo specifiek of algemeen maken als je zelf wilt.

      Bekijk hieronder een voorbeeld van een cashflowmanagementsheet:

      Shopify cashflow spreadsheet

      Als je alleen een webshop hebt, heb je vaak maar één bron van inkomsten. Als je meerdere verkoopkanalen hebt (webshop, fysieke winkel, beurzen), is het handig om elk verkoopkanaal een eigen rij te geven. Dat maakt voorspellen makkelijker.

      Zorg dat je de inkomsten toevoegt aan de week dat je het geld ook echt beschikbaar krijgt. Soms duurt het een paar dagen voordat geld op je bankrekening staat.

      Doe hetzelfde voor je uitgaven. Sommige zijn wekelijks of tweewekelijks, sommige zijn maandelijks en anderen variëren. Je zult zien dat je ook een heleboel ‘overige’ uitgaven hebt. Gebruik hiervoor de rij “overig”.

      Vul je banksaldo aan het begin van de eerste week in. Gebaseerd op je verwachte inkomsten en uitgaven worden de volgende weken vervolgens automatisch ingevuld.

      Stap 4: Je spreadsheet bijwerken

      Je spreadsheet is een “living document”. Het ligt niet vast, maar wordt telkens weer aangepast aan je situatie. Als je het als een Google sheet opslaat, kun je er altijd bij, en kun je het delen met je medewerkers en je boekhouder.

      Een goede cashflowspreadsheet wordt regelmatig bijgewerkt. Je moet sowieso elke week je eindsaldo van die week invullen. Als dat afwijkt van je voorspelling, is het goed om na te gaan hoe dat komt. Soms blijk je nog andere uitgaven te hebben die je vergeten was, of je was iets te optimistisch met je omzetprognose.

      Verberg vervolgens de kolom van de vorige week of maand. Die heb je niet meer nodig.

      Verberg een kolom in het cashflow spreadsheet.

      Als laatste voeg je een nieuwe week toe in de laatste kolom. Zorg dat er op je overzicht altijd 4 tot 6 weken zichtbaar zijn, zodat je goed vooruit kunt plannen.

      Elke keer dat je een tekort voorspelt, wordt het eindsaldo rood – dit betekent dat je iets moet veranderen aan je bedrijfsvoering. In dit voorbeeld kun je zien dat er in de tweede maand een tekort voorspeld wordt.

      Overzicht op de cashflow template.

      Doordat ze dit van tevoren wisten, kon dit bedrijf hun leverancier benaderen en onderhandelen over de volgende betaling. In plaats van het hele bedrag van $5000 in die week te betalen, spraken ze af om slechts $3000 te betalen, en de resterende $2000 in de week daarna. 

      Zes eenvoudige manieren om je cashflow te verbeteren

      Als je bedrijf te lijden heeft onder slecht cashflowmanagement kunnen de volgende zaken helpen:

      1. Focus op voorraadbeheer

      Met de behoefte aan betere cashflow in je achterhoofd, is het een goed idee om je voorraad zoveel mogelijk aan te passen aan hoeveel je echt verkoopt. Doe regelmatig een check om te kijken welke producten wel en niet goed lopen. Maak ruimte voor producten die wel goed verkopen, en verkoopde overgebleven voorraad met korting.

      2. Leasen in plaats van kopen

      Een klein bedrijf financieren is altijd ingewikkeld, zeker als het wat slechter gaat. Niemand wil veel schulden hebben, maar soms moet je investeren in apparatuur of voorraad die op de lange termijn winst gaat opleveren. Goed cashflowmanagement betekent in dat geval leasen in plaats van kopen. Als je leaset, betaal je elke maand een beetje en houd je zo geld vrij voor de dagelijkse uitgaven. Bovendien zijn leasekosten bedrijfskosten, en kun je ze dus van de belasting aftrekken.

      3. Facturen meteen versturen

      Een belangrijk onderdeel van cashflowmanagement voor kleine bedrijven is zorgen dat je facturen zo snel mogelijk betaald worden. Als je ze meteen verstuurt, worden ze ook sneller betaald. Als je normaal één keer per maand facturen stuurt, vertel je klanten dan dat je overgaat op een nieuw model waarbij je facturen verstuurt zodra de klus klaar is. Bonuspunten als je ze ook nog een korting voor snelle betaling biedt.

      4. Op zoek gaan naar extra inkomstenstromen

      Als veranderingen van buitenaf zorgen dat je omzet terugloopt, ga dan op zoek naar nieuwe manieren om geld te verdienen. Je kunt inkomstenstromen die niet meer zoveel opleveren tijdelijk (of permanent) vervangen door makkelijkere of effectievere inkomstenbronnen.

      Veel fysieke winkels hebben bijvoorbeeld nogal te lijden gehad onder de lockdown maatregelen rondom het Coronavirus. Waar ze het voorheen moesten hebben van mensen die toevallig langs hun winkel liepen, zijn ze nu overgegaan op een webshop en bieden ze services aan zoals afhaalpunten en bezorgdiensten.

      Dergelijke alternatieven maken het makkelijker om je cashflow te beheren, en zorgen bovendien voor meer omzet.

      5. Vraag leveranciers om korting voor snelle betaling

      Een andere manier om geld in je bedrijf te houden en je cashflow te beheren is om je leveranciers minder te betalen. Vraag aan je vaste leveranciers of ze ook korting geven aan bedrijven die snel betalen. Dit bespaart niet alleen geld, maar zorgt ook dat je een goede reputatie krijgt als betrouwbare klant, zeker in vergelijking met andere ondernemers die in lastige tijden geneigd zijn te laat te betalen.

      6. Open een spaarrekening met hoge rente

      Om je cashflow te optimaliseren, is het een goed idee om geld op een spaarrekening met hoge rente te zetten. In het ideale geval heeft de rekening een rente van meer dan 1%, alhoewel die de laatste tijd nog maar weinig geboden wordt. Daarnaast moet de rekening een lage minimumstorting hebben. Zo krijg je elke maand een klein beetje extra geld, wat je weer kunt gebruiken als het wat minder gaat of als je meer kosten hebt.

      Je eigen gratis cashflowprognose template

      Goed cashflowmanagement betekent vaak het verschil tussen succes en faillissement. Gelukkig is het niet moeilijk om te leren. Investeer nu wat extra tijd in het organiseren van je cashflow, zodat het makkelijk blijft om overzicht te houden.

      Download nu je gratis cashflow template. Je hebt een Google of Gmail account nodig om erbij te kunnen.

      Naar de gratis template

      Illustraties: Till Lauer


      Veelgestelde vragen over cashflowmanagement

      Wat kun je doen met je cashflow?

      Een positieve cashflow betekent dat de liquide middelen van je bedrijf toenemen. Met deze positieve cashflow kun je schulden afbetalen, in je bedrijf investeren, vaste lasten betalen, of een appeltje voor de dorst aanleggen. Als het gaat om financiering komen bedrijven met een goede cashflow in aanmerking voor betere investeringen, en voor leningen met lagere rente.

      Hoe zet ik een cashflowspreadsheet op?

      Om een goede cashflow te krijgen, moet je meer verkopen dan je uitgeeft. Om je cashflow te voorspellen, maak je een spreadsheet met de volgende elementen:

      • Stap 1: Maak een lijst met je toekomstige inkomsten en uitgaven, waarbij je je laat leiden door geschatte gemiddelde bedrijfsgroei, toename van prijzen van leveranciers, trage en drukke maanden, algemene inflatie en loonstijgingen.
      • Stap 2: Bereken je verwachte omzet gebaseerd op trends in de branche, interne prijsschommelingen en economische factoren.
      • Stap 3: Maak een lijst van verwachte inkomsten naast je omzet. Denk daarbij aan subsidies, belastingteruggave, terugbetaling van leningen aan derden, royalty’s en dividend.
      • Stap 4: Maak een lijst van geschatte kosten: leveranciers, lonen, grote investeringen en afbetalingen van schulden.
      • Stap 5: Combineer al deze informatie door alles wat je bedrijf binnenkomt op te tellen, en alle uitgaven er weer af te trekken. Zo krijg je een beter beeld van je cashflowsituatie.

        Wat is het belangrijkste doel van cashflowmanagement?

        Voor kleine bedrijven is het belangrijkste doel van cashflowmanagement om goed in de gaten te kunnen houden hoeveel geld je binnenkrijgt versus hoeveel je uitgeeft. Zo kun je beter inschatten wat je in de toekomst aan uitgaven en inkomsten zult hebben, en kun je je bedrijf ook boven water houden in moeilijkere tijden.

        Waarom is cashflow een belangrijk onderdeel van kostenbeheersing?

        Cashflow is belangrijk voor kostenbeheersing omdat het je helpt met het plannen en beheren van het budget van je bedrijf. Een boekhouder kan je helpen om nog beter te kunnen voorspellen of je genoeg geld beschikbaar hebt om te investeren in zaken als grondstoffen, voorraad, personeel, huur en andere bedrijfskosten.

         

        Dit artikel is een vertaling van een origineel artikel van Cassandra Campell

        Onderwerpen: